Kennst Du das auch? Da liegt ein Berg von unerledigten Arbeiten vor Dir, deine Anspannung steigt angesichts dieses Berges. Doch mit steigender Anspannung sinkt deine Arbeitsleistung, der Berg wird größer, deine Anspannung steigt weiter, deine Arbeitsleistung sinkt noch mehr...

Dieser Zusammenhang wurde sogar wissenschaftlich untersucht und bestätigt. Doch wie und wo kann man diesen Teufelskreis unterbrechen?

Ich setze an zwei Punkten an:

Der erste Ansatzpunkt ist die Anspannung. Anspannung begegnet man natürlich mit Entspannung. Hier darfst Du selbst aktiv - oder sollte ich besser sagen passiv? - werden. Ob das nun Meditation, autogenes Training, progressive Muskelentspannung, Yoga, ein Spaziergang oder was weiß ich ist - es gibt ja unzählige Entspannungsmethoden - ist eigentlich egal. Es muss nur zu Dir und deiner Situation passen, sonst ist es mit der Entspannung Essig. Wenn Du Probleme haben solltest, die richtige Entspannungsmethode für Dich zu finden, dann darfst Du dich gerne vertrauensvoll an mich wenden.

Der zweite Ansatzpunkt ist, wie Du deine Arbeit organisiert und mit welchen Techniken Du arbeitest. Dazu habe ich im ersten Teil ja schon ein paar Takte gesagt. Unter anderem habe ich die Leistungskurve erwähnt. Kennst Du überhaupt deine Leistungskurve, also wie deine Leistungsfähigkeit über den Tag schwankt? Bei den meisten Menschen steigt die Leistungskurve nach dem Frühstück kontinuierlich an, erreicht einen Höhepunkt und bleibt (hoffentlich) eine Weile dort, bevor sie vor dem Mittag beginnt, abzusinken. Dann kommt die "Verdauungsträgheit", die sich auch auf die Leistungsfähigkeit auswirkt. Dieses Absinken ist umso tiefer, je schwerer die Kost ist. Ich kann dir versprechen, Schweinshaxe und Schwarzwälder Torte sorgen dafür, dass Du ziemlich weit herunterkommst...

Am Nachmittag steigt die Leistungskurve wieder an, erreicht aber üblicherweise nicht wieder das Hoch des Vormittags, um dann gegen Abend wieder abzusinken und später vollends in die schläfrige Null der Nacht überzugehen. Wie die Kurve bei Dir genau aussieht, merkst Du recht schnell, wenn Du dich selbst ein paar Tage beobachtest.

Ein taktischer Ansatz ist nun, die Arbeiten, die volle Konzentration erfordern, in die Phase der höchsten Leistungsfähigkeit zu legen. Die Tätigkeiten, die noch eine gute Portion Konzentration erfordern, kommen in das zweite Hoch. Mit den Routinearbeiten, die weniger Aufmerksamkeit erfordern, füllst Du die Lücken.

Um so arbeiten zu können, brauchst Du natürlich einen Überblick, was denn überhaupt so anfällt. Diese fünf oder auch mal zehn Minuten zu Beginn des Tages, um sich diesen Überblick zu verschaffen und nach dem Muster aus Teil 1 und der nötigen Konzentration zu sortieren, lohnen sich. Aber das machst Du ja schon, oder?

Mein Tipp aus dem ersten Teil gilt weiterhin: Beginne in deinem Leistungshoch mit einer wichtigen Aufgabe. Wenn Du dann nach einer Stunde oder so zu deinem (dringenden) Tagesgeschäft übergehst, dann läuft das umso besser, denn Du hast den Tag bereits mit etwas Wichtigem begonnen oder ein Teilstück davon erledigt. Was gibt es befriedigenderes, als etwas Wichtiges erledigt zu haben? Die restliche Arbeit wird nur so flutschen und es wird oft genug vorkommen, dass Du das Tagesgeschäft früher erledigt hast als bisher. Diese gewonnene Zeit solltest Du aber nicht dafür verwenden, eine neue Aufgabe anzugehen! Betrachte sie als hinzugewonnene Lebensqualität durch dein gutes Zeitmanagement! Du hast mehr Freizeit, mehr Zeit für die Familie oder auch für dich. Genieße das!

Die nächste Taktik besteht darin, den Sägezahneffekt zu vermeiden. Vor allem dann, wenn Du am leistungsfähigsten bist, wirkt sich dieser fatal aus. Was der Sägezahneffekt ist? Er tritt auf, wenn Du immer und überall für jeden erreichbar sein willst. Mal angenommen, Du hast dir für heute Vormittag eine Arbeit vorgenommen, die deine volle Konzentration benötigt und ungefähr 90 Minuten dauert. Du hast dich eingearbeitet, da kommt die Sekretärin und braucht eine Unterschrift. Kaum hast Du dich wieder auf die Arbeit konzentriert, klingelt das Telefon. Du gehst wieder an die Aufgabe, bist gerade so richtig drin, kommt ein Mitarbeiter, der ... Du verstehst, was ich meine? Durch die ständigen Unterbrechungen wendest Du mehr Zeit dafür auf, dich immer wieder neu auf deine Arbeit zu konzentrieren als Du tatsächlich arbeitest und die Aufgabe dauert deutlich länger als geplant.

Diesen Sägezahneffekt kannst Du natürlich nicht völlig los werden. Vor allem nicht, wenn Du Mitarbeiter hast oder mit Kunden zu tun hast. Aber Du kannst dafür sorgen, dass er nicht ganz so stark zum Tragen kommt. Lege Zeiten fest, in denen Du nicht gestört wirst. Es reicht schon täglich ein Block mit 60 oder auch 90 Minuten, oder vielleicht kannst Du ja auch zwei Blöcke mit 60 Minuten einrichten. Wichtig sind dabei zwei Dinge: Erstens kommuniziere deutlich, dass dies der Zeitraum ist, in dem Du nicht gestört werden willst. Und zweitens halte Dich daran. Nimm das Schild "Bitte nicht stören" nach dieser Zeit auch von deiner Bürotür oder öffne diese wieder, je nachdem, wie Du anzeigst, dass Du nicht gestört werden willst. Kommuniziere also auch deutlich: Jetzt bin ich wieder zu sprechen. Dass Du diesen Zeitraum auch wirklich für das verwendest, was Du dir vorgenommen hast, versteht sich von selbst, oder?