Die allgemein gängigen Zeitmanagement-Ratgeber empfehlen, seine Arbeitszeit in Blöcke zu unterteilen. Sinnvoll sind Blöcke mit ungefähr eineinhalb Stunden, denn das ist so der Zeitbereich, in dem man konzentriert arbeiten kann. Wenn es länger dauert, dann nimmt meist die Konzentration ab. Auch der Tipp, große, lange dauernde Arbeiten in kleiner Teilaufgaben zu unterteilen, fehlt in keinem Ratgeber für Zeitmanagement.

Auch ich empfehle allgemein diese Vorgehensweisen und praktiziere sie meist auch selber. Meine Tipps aus meinen Texten zum Zeitmanagement (hier nachzulesen: Teil 1, Teil 2, Teil 3) finde ich immer noch wertvoll. Aber ich habe auch festgestellt: Das mit den 90-Minuten-Blöcken funktioniert nicht immer! Schon gar nicht bei längerer Einarbeitungszeit.

Ich will damit nicht sagen, dass die Konzentration deutlich länger als 90 Minuten auf hohem Niveau gehalten werden kann. Aber dass man dann ganz andere Arbeiten machen sollte, das geht manchmal auf die Wirksamkeit – Sägezahneffekt aus Teil 2 lässt grüßen!

Manchmal habe ich tatsächlich Arbeiten, in die ich mich erst so richtig hinein gearbeitet habe, wenn dann der Zeitblock schon um ist. Und dann etwas anderes anfangen, um das nächste Mal, wenn die erste Arbeit wieder auf dem Programm steht, wieder fast die gesamte Zeit für das Hineindenken zu brauchen – nicht gerade effektiv und wünschenswert! Und mit der Zeit sogar richtiggehend frustrierend!

Die Erfahrung hat mir gezeigt, dass es auch anderen Menschen so geht. Manche meinen aber, sie müssten eine Arbeit erst komplett zu Ende machen, um sich auf die nächste Arbeit konzentrieren zu können – meist aus Angst zu vergessen, was bisher gelaufen ist, den Wiedereinstieg zu verpassen, was auch immer. Ich habe aber auch erlebt, dass das einfach dazu verwendet wird, Unangenehmes aufzuschieben...

Ich habe da jedenfalls für mich die Methode gefunden, dass ich erst dann aufhöre, wenn es am Schönsten ist. Aber dann höre ich auch auf! (meistens wenigstens)

Na ja, ganz so auch wieder nicht, aber die Richtung ist schon richtig: Mit kleinen Verschnaufpausen an dieser Arbeit bleiben, bis ein erster Teilerfolg sichtbar ist. Ob das nun einen halben oder auch einen ganzen Tag dauert, das ist mir relativ egal, wenn ich nicht gerade andere dringende Dinge zu erledigen habe, die nicht mehr aufgeschoben werden können – die Ehrlichkeit sich selbst gegenüber sollte da auch noch helfen.

Wenn ich dann die Arbeit komplett erledigt habe, dann ist alles in bester Ordnung und ich kann mich der nächsten Arbeit zuwenden. Aber eines gibt es vorher noch (da übe ich aber noch): Ich genieße diesen Erfolg! Man könnte auch sagen: Ich feiere ihn mit einer kleinen oder auch größeren Belohnung. Und sei es nur, dass ich einen kleinen Spaziergang mache oder mich für ein paar Minuten auf dem Balkon in der Sonne aufhalte. Es ist einfach eine sehr gute Idee, sich dieses Ergebnis auch richtig bewusst zu werden. Vor allem für Menschen, die sich immer wieder getrieben fühlen.

Wenn die Arbeit nicht fertig ist sondern ich erst ein Teilerfolg erzielt habe, dann dokumentiere ich dieses Ergebnis recht genau, um mir den Einstieg beim nächsten Mal zu vereinfachen. Das funktioniert mittlerweile recht gut, weil ich auch die Gedankengänge notiere, die zu diesem Teilergebnis geführt haben. Das kann den Sägezahneffekt zwar nicht komplett aufheben, wirkt ihm aber recht gut entgegen.

Damit hat man sich auch einen Frust-Faktor vom Leib geschafft: Aufhören, wenn die Zeit um ist, aber noch nichts (greifbares) erreicht ist.

Und nicht vergessen: Das Ergebnis auch genießen!