Zeitmanagement heißt Lebensmanagement, denn Zeit ist Leben. Wenn ich eine Stunde meiner Zeit verwende, um beispielsweise einen Eintrag im Blog zu schreiben, so gebe ich dafür eine Stunde meines Lebens her. So viel dürfte klar sein.

Aber Zeitmanagement heißt nicht, seine Aufgaben nur nach Dringlichkeit zu sortieren, denn üblicherweise wird Wichtigkeit als Teil der Dringlichkeit betrachtet. Doch ich habe eine andere Auffassung von Wichtigkeit, so dass es nach meiner Definition vier Arten von Aufgaben gibt:

  1. wichtig und dringend
  2. wichtig und nicht dringend
  3. nicht wichtig, aber dringend
  4. nicht wichtig und auch nicht dringend

Es kann also durchaus Aufgaben geben, die zwar dringend aber nicht wichtig sind. Oder die wichtig, aber nicht dringend sind. Von den nicht wichtigen Aufgaben, die auch nicht dringend sind, kann man sich oft verabschieden, ohne sie erledigt zu haben. Aber der Reihe nach!

Was ist denn wichtig? Wichtig ist, was mich vorwärts bringt. Das, was mich meinem Lebensziel näher bringt. Das, was ich schon immer mal machen wollte, aber wegen lauter Aufgaben mit hoher Dringlichkeit nie getan habe. Das, was wichtig ist, kommt von innen heraus. Wichtiges ist selbstbestimmt.

Im Gegensatz zu den dringenden Angelegenheiten. Dringendes kommt von außen auf uns zu. Dringendes ist fremdbestimmt. Zum Beispiel den Kunden anrufen, weil er nicht zufrieden ist, was deine Firma abgeliefert hat.

Wenn Du meinetwegen Maschinenbauer bist und unbedingt einmal ein Buch über das Liebesleben der Regenwürmer schreiben wolltest, dann ist das bestimmt nicht dringend, dafür aber wichtig für Dich. Wichtig und dringend könnte aber der Abgabetermin der Texte und Bilder für die neue Werbekampagne oder die neue Website sein, wenn es für dein Unternehmen ist, das (eine) deine(r) Herzensangelegenheit(en) darstellt!

Dringendes muss sowieso erledigt werden, Wichtiges ist das, was man bereut, nicht getan zu haben, wenn man einmal von dieser Welt ab tritt.

Wenn Du also anfangen möchtest, deine Zeit - und damit dein Leben - zu managen, dann beginne damit, dass Du dir überlegst, was dir wichtig ist. Da gehört alles hinein, und wenn es das Buch über das Liebesleben der Regenwürmer ist!

Nimm dann die dringenden Aufgaben und die Routinearbeiten dazu und sortiere alles in eine der vier oben genannten Bereiche. Die vierte Kategorie kann delegiert oder gestrichen werden. Dringendes sollte so schnell wie möglich erledigt oder delegiert werden. Wichtige Dinge sind allerdings Chefsache!

Aber: Beginne den Tag immer mit etwas Wichtigem! Wenn gerade nichts, was wichtig ist, auch dringend ist, beginne trotzdem mit dem Wichtigen. Du musst ja nicht das hier bereits mehrfach zitierte Buch über die Regenwürmer in einem Rutsch schreiben. Aber wenn Du jeden Tag eine Stunde oder 5-6 Seiten vornimmst, dann hast Du innerhalb einer absehbaren Zeitspanne das Buch geschrieben. Du hast jeden Tag ein gutes Gefühl, weil Du bereits etwas Wichtiges erledigt hast und die restlichen Aufgaben laufen einfach viel besser.

Im nächsten Beitrag kümmern wir uns um die Tageskurve, den Sägezahneffekt und ... mal sehen...