Im ersten Teil (http://www.boldt-coaching.de/blog/2011/03/04/30-zeitmanagement-i.html) haben wir über wichtig versus dringend gesprochen, der zweite Teil (http://www.boldt-coaching.de/blog/2011/03/09/33-zeitmanagement-ii.html) hat dir Tageskurve und Sägezahneffekt näher gebracht. In diesem dritten Teil geht es nun etwas genauer um die Organisation deiner Tätigkeiten.

Du solltest Dir einmal die Zeit nehmen zu notieren, was für Tätigkeiten täglich, wöchentlich und monatlich anfallen. Sortiere dies nun mit der Frage: Bringt mich diese Tätigkeit meinen Zielen näher? Oder, um mit der Einteilung nach Teil 1 zu fragen: Ist das wichtig oder dringend? Die nächste Frage, die Du dir stellen solltest ist: Wie viel Energie, wie viel Konzentration benötige ich dafür?

Weitere Fragen, die ich für sehr hilfreich halte:

Muss das jetzt sein?

Überlege Dir, wann Du diese Tätigkeiten bisher erledigt hast. Hast Du "Belanglosigkeiten" früher in deinem Tageshoch gemacht? Hier kannst Du schon deutlich erkennen, ob Du nicht für die eine oder andere Tätigkeit die Uhrzeit ändern solltest. Je mehr Konzentration oder Energie eine Aufgabe braucht, desto wichtiger ist es, sie in einem Leistungshoch zu erledigen.

Muss das ich sein?

Du solltest auch nicht dem Fehler unterliegen, alles selbst machen zu wollen. Deine Zeit ist eines der kostbarsten Güter, die Du hast. Zeit ist Leben! Warum willst Du deine Zeit mit etwas verplempern, was genauso gut jemand anderes erledigen kann? Ich rede hier von den dringenden Dingen. Die wichtigen Sachen haben ja den Effekt, dass sie Dich weiter bringen und damit Chefsache sind. Also: Was Du delegieren kannst, das delegiere! Deine Familie, deine Freizeit, deine Lebensqualität werden es Dir danken!

Muss das so sein?

Musst Du diese Arbeit so machen, wie Du sie machst? Fehlen vielleicht Hilfsmittel, Arbeitsmittel, Werkzeuge, mir denen die Arbeit (nicht nur deine, sondern auch die deiner Mitarbeiter) schneller, besser, effizienter erledigt werden könnte und Du dich noch besser auf die wichtigen Dinge konzentrieren könntest? Hast Du ein Ablagesystem, bei dem der leiseste Windhauch eine Katastrophe wäre? Findest Du auch alles, was Du brauchst? Und das in akzeptabler Zeit? Es gibt Menschen, die bieten Dir als Dienstleistung an, ein für dich passendes Ablagesystem zu finden und einzurichten.

Muss das überhaupt sein?

Es gibt immer wieder Tätigkeiten, die aus reiner Gewohnheit gemacht werden, aber weder dringend noch wichtig sind. Sie sind eigentlich nur noch Ballast. Befreie Dich davon!

Pausen und Puffer einplanen

Es gibt wenige Menschen, die stundenlang wirklich konzentriert arbeiten können. Und die, die das tatsächlich fertig bringen, sind noch leistungsfähiger, wenn sie immer wieder mal eine Pause machen. Also gönne auch Du dir deine Pausen. Ein schlechtes Gewissen gibt es nicht, denn Du bist ja hinterher leistungsfähiger.

Nimm auch immer genügend Pufferzeiten mit in deinen Tagesplan, denn es ist nicht gerade motivierend, ständig das Gefühl zu haben, hinter seinem Zeitplan her zu hinken. Und falls Du doch einmal in die Verlegenheit kommen solltest, deinen Tag so voll zu haben, dass Du Zweifel hast, ob Du das überhaupt alles schaffst, dann notiere Dir eine besondere Motivationsspritze nach dem Motto: Darauf freue ich mich heute ganz besonders: ...

Ein ganz spezielles Hindernis:

Im Großen und Ganzen hast Du bisher bereits nach dem ein oder anderen Tipp oder auch schon nach allen diesen Tipps hier gearbeitet, aber immer wieder gibt es Tätigkeiten, die Du vor dir her geschoben hast? Du hast alle möglichen anderen Arbeiten gefunden, die du noch schnell vorher machen könntest? Dazu habe ich im Artikel Aufschieberitis (http://www.boldt-coaching.de/blog/2010/12/09/20-aufschieberitis.html) meine Sandwich-Taktik erklärt. Vielleicht wäre das ja auch was für Dich?

Ich wünsche Dir viel Spaß und Erfolg beim Managen deiner Lebensqualität!