Wer schreibt, der macht sich auch meist Gedanken, wie sein Text aussehen soll, denn: Das Auge liest mit!

Eine gute optische Strukturierung eines Textes hilft dem Leser, das Gelesene besser zu verstehen, Gedanken und Aussagen, die zusammen gehören, auch zusammen zu erfassen und zu erkennen, wann er beim Lesen sinnvollerweise eine Pause machen könnte.

Bei der optischen Gestaltung eines Textes gibt es viele Stellschrauben: Seitenlayout, Abstände, Schriftarten, Schriftgrößen, Schriftauszeichnungen (zum Beispiel fett, kursiv, unterstrichen), Farben, Aufzählungen, Grafiken, Tabellen, um nur einige zu nennen. Das lässt sich in allen Textverarbeitungen locker über die einzelnen Schaltflächen oder Menüpunkte machen. So ist es nicht verwunderlich, dass das auch heftigst verwendet wird. Ich will hier mal außen vor lassen, dass man da auch oft über das Ziel hinausschießt, weil hier zu viel gespielt wird.

Diese Art der Formatierung wird harte Formatierung genannt.

Für kurze Texte oder „so-schnell-mal“ ist das auch ganz in Ordnung. Spätestens beim Überarbeiten wird es dann aber kompliziert, alle harten Formatierungen zu finden und festzustellen, welche Formatierungen man denn überhaupt verwendet hat. Hier spielt das Konzept mit weichen Formatierungen, wie das Vorlagenkonzept auch bezeichnet wird, seine Stärken aus.

Ohne Schweiß kein Preis, oder doch?

Nein, auch hier nicht. Hier stellt sich nur die Frage: Wann gerate ich in Schweiß, am Anfang, am Ende oder zwischendurch?

Der Umgang mit Format-Vorlagen erscheint demjenigen, der bisher nur die harten Formatierungen genutzt hat, aufwändiger. Immerhin sollte man sich ja überlegen: Welche Formatierungen brauche ich? Wie sollen die Formatierungen aussehen?

Bei der harten Formatierung ist das übliche Vorgehen meist, dass das, was gerade geschrieben wurde, gleich formatiert wird. (Manche sparen sich sogar Teile der harten Formatierung und setzen stattdessen viele Ausrufe- oder Fragezeichen ein.)

Weiche Formatierungen verlangen dagegen nach einem strukturierteren Vorgehen. Der gefühlte Mehraufwand gleicht sich allerdings bei Vielschreibern und Schreibern mit gehobeneren Ansprüchen an die Gestaltung sehr schnell aus. Für manche, vor allem größere, Projekte gibt es kaum eine Alternative zu einem solch strukturierten Vorgehen mit Vorlagen, vor allem, wenn sie länger laufen.

Artenvielfalt der Vorlagen

Vorlagen kommen in den verschiedensten Ausführungen auf die Welt:

  • als Seitenvorlagen
  • als Absatzvorlagen
  • als Zeichenvorlagen
  • als Vorlagen für Aufzählungen
  • als Vorlagen für Nummerierungen
  • als Vorlagen für Verzeichnisse (Inhaltsverzeichnis, Bildverzeichnis, Literaturverzeichnis, ...)
  • als Vorlagen für Grafiken
  • als Tabellenvorlagen
  • als bedingte Vorlagen
  • ...

Vorlagen können auf anderen Vorlagen basieren. So kann man sich beispielsweise eine Basisvorlage erstellen, in der Schriftart und Grundgröße der Schrift festgelegt wird, Beispiel: Arial 12pt. Eine darauf basierende Vorlage für die Hauptüberschrift könnte dann festlegen, dass die Schriftgröße auf 150% und fett eingestellt ist und mit jedem Hauptkapitel auch eine neue Seite anfängt. Gefällt mir dann die Schrift nicht, dann ändere ich einfach in der Basisvorlage die Schrift und alle darauf aufbauenden Vorlagen haben diese Änderung mitbekommen.

Vorlagen können auch Nachfolger haben. So kann ich zum Beispiel festlegen, dass nach einer Überschrift immer als nächste Vorlage der Textkörper eingestellt ist. Oder nach einer Seite mit Querformat automatisch gleich wieder das Hochformat kommt. Praktisch, nicht?

Es gibt viele, viele Möglichkeiten, sich mit Vorlagen das schreibende Leben zu erleichtern. Nicht nur wenn ich meinen Text überarbeite, sondern auch schon während der Arbeit!

Auch ich habe mich viele lange Jahre lang mit der harten Formatierung begnügt. Ich habe zwar auch schon in den Zeiten, als ich noch mit Word von Microsoft gearbeitet habe, immer wieder sporadisch mit den Format-Vorlagen befasst. Aber erst als ich anfing, regelmäßiger zu schreiben (Homepage, Blog, Newsletter) und der Umstieg zuerst auf OpenOffice, dann auf LibreOffice und nun auf Apache Office war für mich Anlass genug, mich intensiv mit Format-Vorlagen zu beschäftigen. Ich muss sagen, dass mir da manche Schuppen zwar nicht aus den Haaren (glücklicherweise habe ich damit nicht mehr zu kämpfen) aber doch von den Augen gefallen sind. Viel geholfen hat mir dabei die Dokumentation zu OpenOffice, speziell eben das Kapitel über Format-Vorlagen, das man sich hier als PDF-Datei holen kann: http://www.openoffice.org/de/doc/oooauthors/writer/07-mit-formatvorlagen-arbeiten.pdf

Und so nebenbei:

Weiche Formatierungen haben übrigens auch noch weitere positive Nebeneffekte! Wenn ich mich bereits im Vorfeld mit dem Aussehen meines Textes befasse, komme ich auch gleich in ein Fahrwasser, das mich auf die Struktur des Textes aufmerksam macht. Ich werde also schon mit den Formatierungen so gelenkt, dass mein Text selbst eine durchdachte Struktur aufweist.

Format-Vorlagen sorgen auch dafür, dass der Text ein einheitliches Aussehen bekommt. Dem Wildwuchs an Formatierungen, den ich in der Einleitung angesprochen habe, wird damit zwar nicht der Garaus gemacht, aber doch recht wirkungsvoll eingedämmt.

Format-Vorlagen werden ebenfalls beim Erstellen von Webseiten verwendet. Umso mehr, wenn ein Content-Management-System eingesetzt wird. Wenn ich mich also mit Format-Vorlagen auskenne, dann kann ich in diesem Bereich auch besser verstehen, was der Mensch, der sich letztendlich um meine Homepage kümmert, mir sagen will. Die Kommunikation mit den Fachleuten aus der Welt der Homepage-Erstellung wird deutlich effektiver und es treten weitaus weniger Missverständnisse auf. Das ist doch noch ein weiteres Bonbon, oder?